Во время работы с документами, содержащими различную информацию на многих страницах (научные труды, маркетинговые исследования, медицинские статьи и т.п.) приложение Microsoft Word предлагает дополнительную функцию регистрации изменений в текстовых блоках. Это удобно для анализа исправлений с возможностью возврата к предыдущим вариантам как для одного пользователя, так и для нескольких, работающих с одним и тем же файлом.
Переход в режим правки
Чтобы включить этот режим, нужно перейти на вкладку «Рецензирование» панели инструментов и нажать кнопку «Исправления».
Удаленные слова и отдельные символы отмечаются красный цветом и зачеркиваются. Изменения в интервалах, шрифтах и прочее форматирование отражается в сносках на полях.
В параметрах пункта «Исправления» можно указать цветовую гамму, толщину и тип линий, а так же другие характеристики для вставки и удаления текста и изменения в таблицах.
Так же можно создавать свои примечания для пометок соответствующим пунктом меню на панели инструментов.
Сохранение исправления
Если есть необходимость передать документ другим пользователем, но при этом он не должен отображать правки, а исходному владельцу эта информация важна, то рекомендуется создать копии файла с удаленными примечаниями и исправлениями.
Проверка на наличие исправлений
Приложение Word 2010 обладает функцией проверки документа на наличие скрытого текста, примечаний, сносок и прочей информации.
Для вызова этой возможности нужно перейти в меню «Файл» к разделу «Сведения».
При нажатии на кнопку «Поиск проблем» нужно выбрать «Инспектор документов».
Функция предлагает указать параметры для проверки, а по окончанию анализа удалить исправления.
Удаление исправлений
Без подтверждающего действия после включения режима правки документ будет продолжать отражать результаты редактирования.
Так же может понадобиться удаление примечаний соответствующей кнопкой группы функций «Примечания».
Согласование и утверждение документов всегда ведет к внесению исправлений, дополнений и правок в текст документа. Текстовый редактор Word имеет удобный функционал для работы с исправлениями. Включенный режим правки исправлений, сохраняет всю историю и имена пользователей вносивших изменения в документ.
Чтобы снять установленный запрет, пользователь должен ввести пароль.
Отображение исправлений в документе
Существует 3 режима отображения исправлений, каждый из которых назначает внешний вид отображения правок на экране, ограничивает те или иные типы исправлений.
Команды расположены справа от команды «Исправления» в разделе «Рецензирование».
Каждый режим имеет несколько вариантов, выбор которых осуществляется нажатием стрелки справа и выбором нужного варианта из раскрывающегося списка.
Отобразить для проверки
Позволяет видеть текст в различных редакциях. При включении этой опции, пользователь может выбрать:
- Измененный документ: показать исправления. Правки показаны относительно окончательной редакции текста, выделены цветом и отображены в выносках на полях справа. Данный режим используется для просмотра текста после внесения правок.
- Измененный документ. В этом режиме на экране показана окончательная редакция документа без исправлений. Применяется для облегчения чтения исправленного документа.
- Исходный документ: показать изменения. Изначальная редакция с визуальным отображением всех внесенных правок. Данный вариант текста наиболее труден для чтения, так как перегружен информацией, но позволяет наглядно увидеть всю картину исправлений целиком.
- Исходный текст. Отображение исходного текста до внесения правок. Позволяет вернуться к первоначальному варианту, не трогая существующие исправления.
Все исправления
Данный режим регулирует то, какие виды исправлений необходимо отображать в тексте. Для выбора надо поставить галки напротив требуемых типов или имён отдельных рецензентов.
Область проверки
Отображение правок в отдельном окне экрана в виде перечня. Панель области проверки отображает сводку и перечень исправлений в хронологическом порядке с указанием полной информации по каждому исправлению, внесенному в текст. При включении этого режима отображения правок, пользователь может выбрать место расположения панели: либо внизу экрана, либо слева от экрана текста.
Примечание. Включение вышеуказанных режимов отмечено желтым цветом.
Как принять или отклонить исправления в документе
Для завершения работы с функцией «Исправления» необходимо принять или отклонить исправления. Для принятия исправлений, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:
- Выбрать нужную правку либо поставить курсор в начало документа.
- Выбрать меню «Рецензирование».
- В блоке команд «Изменения» раскрыть перечень возможных вариантов команды «Принять»: для всего документа или для текущего исправления с вариантами перехода к следующему исправлению или нет.
Последовательный переход от одного исправления к другому выполняется кнопками «Далее» или «Назад».
Если исправления не актуальны, их необходимо отклонить при помощи описанного алгоритма выше, но с использованием кнопки «Отклонить».
Отклонить или принять исправление, можно при чтении текста. Для этого необходимо:
- Установить курсор на текущее исправление.
- Правой клавишей мыши вызвать контекстное меню.
- Выбрать соответствующий пункт «Принять» или «Отклонить».
Когда работа утверждения или отклонения изменений будет закончена, текст документа примет обычный вид.
Как убрать исправления в документе
Подробная информация о каждом исправлении содержится в выноске, расположенной на полях справа от текста:
- имя рецензента;
- время и дата;
- тип исправления (удаление, добавление, изменение формата);
- текст или указание формата правки.
Минус отображения исправлений с выносками в том, что они ограничивают поле текста и для удобства могут быть скрыты при выполнении следующих действий:
- открыть в меню вкладку «Рецензирование»;
- зайти в раздел «Показать все исправления»;
- в строке «Выноски» выбрать пункт «Никогда».
Иногда случается так, что с одним и тем же документом приходится одновременно работать нескольким пользователям. В этом случае нам помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора, собранные на ленте "Рецензирование" .
На панели "Отслеживание" находятся инструменты позволяющие отслеживать изменения, вносимые в документ. Для этого надо установить кнопку "Исправления" в "нажатое" состояние.
Кнопка "Выноски":
- "Показывать исправления в выносках" - примечания и исправления будут отображаться в виде выносок;
- "Показывать все исправления в тексте" - все исправления и примечания будут отображаться непосредственно в тексте;
- "Показывать только примечания и форматирование в выносках" - в выносках будут отображаться только примечания и форматирование документа.
Кнопка "Область проверки" открывает дополнительную панель, на которой отображаются в хронологическом порядке внесение исправлений и добавления примечаний.
С помощью верхнего выпадающего списка можно настроить отображение изменений в документе:
- исходный документ;
- исправления в исходном документе;
- измененный документ;
- исправления в измененном документе.
Для выхода из режима отслеживания изменений надо "отжать" кнопку "Исправления" .
Если необходимо скрыть исправления, сделанные в документе, надо снять соответствующие флажки в выпадающем списке "Показать исправления" .
На панели "Изменения" собраны кнопки, позволяющие перемещаться между внесенными в документ правками, а также принимать или отклонять сделанные изменения.
Для добавления (и последующего управления) примечаний в документ предназначена панель . Чтобы создать примечание, надо установить курсор в нужное место документа и нажать кнопку "Создать примечание" . При этом фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появляется поле для ввода примечания а на панели становятся доступными кнопки навигации и удаления примечаний..
Для защиты документа от изменений служит панель "Защитить" . После нажатия на кнопку "Защитить документ" у правого края окна появляется вертикальная панель "Ограничить форматирование" .
Установите флажок и в опциях "Настройки.." укажите, какие элементы оформления можно будет форматировать при дальнейшей работе с документом.
Для ограничения редактирования необходимо установить флажок "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и из выпадающего списка выбрать пункт "Запись исправлений" . Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт .
Для включения защиты нажмите кнопку "Да, включить защиту" .
Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку "Защитить документ" и в появившемся списке снять флажок "Ограничить форматирование и редактирование" .
Многие пользователи программы "Ворд" умеют пользоваться режимом правки. Данный режим довольно популярен в редакторских кругах, когда полученную работу необходимо отправить на доработку, указав при этом все недочеты. И если вы пока что неопытный пользователь, то, возможно, вы не знаете, как убрать область исправлений в "Ворде", или же не знает сам автор. В любом случае в этой статье мы подробно разберемся, как это сделать. А именно как принимать изменения и как удалять примечания.
Принимаем изменения
Перед рассказом о том, как убрать область необходимо изначально ознакомиться с панелью инструментов. Во вкладке "Рецензирование" вас интересует лишь одна группа - "Изменения". Именно в ней расположены те инструменты, которые помогут попрощаться с областью исправлений в документе.
Итак, перед вами есть документ, который отредактирован с помощью инструмента "Исправления". Вы поняли, что вам необходимо подкорректировать в тексте, и хотите убрать замечания проверяющего. Для этого в группе инструментов "Исправления" нажмите кнопку "Далее". Вас перенесет к первому замечанию. Есть два варианта: вы можете нажать на кнопку "Принять" или же на кнопку "Отклонить".
После нажатия на кнопку "Принять" изменения, которые вносил редактор, будут приняты и текст исправится. Если же вы не согласны с замечаниями и хотите оставить текст прежним, то нажмите кнопку "Отклонить", чтобы исправление текста ("Ворд") не произошло.
Так, методично, одно за другим примечание и удаляйте, принимая его или же, наоборот, отклоняя.
Принимаем сразу все изменения
Итак, как убрать область исправлений в "Ворде", используя для этого поэтапное принятие или отклонение замечаний, мы уже разобрались, но что, если в тексте все замечания уместны, и вы хотите мигом все их принять. Или же сразу все их отклонить. Благо так можно сделать.
Чтобы сразу принять все изменения, вам необходимо в группе инструментов "Изменения" нажать на стрелочку, что располагается под кнопкой "Принять", и в выпадающем списке выбрать пункт "Принять все исправления".
Если вы хотите сразу отклонить их, то вам необходимо проделать все те же манипуляции с кнопкой "Отклонить".
Удаляем примечания
Напоследок будет рассказано, как убрать область исправлений в "Ворде", если примечания вносили другие пользователи. Суть в том, что в этом случае вышеперечисленные методы не работают.
Однако сделать это так же просто. Вам нужно всего-навсего выделить то примечание, что нужно удалить, и в группе инструментов "Примечания" нажать на кнопку "Удалить".
Microsoft постоянно работает над улучшением своего офисного пакета и за многие вещи софтверному гиганту действительно можно сказать спасибо. Однако некоторые “фишечки”, внедряемые в новых версиях приложений, могут оказаться не просто непривычными, но и откровенно вызывать дискомфорт. К счастью, одним из плюсов MS Office является гибкость по настройке под себя, а посему надоедающие автоматические функции можно отключить. И о том, как это сделать, мы поговорим на примере текстового редактора Word 2016.
Онлайн-курс "Word от простого к сложному"
Освойте работу в главном текстовом редакторе на высоком уровне. Неважно новичок вы или уже работаете с Word, с нашим курсом вы станете настоящим гуру документов!
Отключение Начального экрана
Если при запуске приложения вы предпочитаете видеть пустую белую страницу, чтобы сразу приступить к набору текста, то будет не лишним отключить Начальный экран приложения, на котором отображаются последние открытые вами файлы и предлагаются всевозможные шаблоны (они хоть и полезны, но далеко не так часто используются в повседневной работе). Чтобы отключить Начальный экран Word 2016 проделайте следующие шаги:
- Кликните меню “Файл” .
- Выберите опцию “Параметры” (откроется диалоговое окно по настройке приложения).
- В левом списке выбираем “Общие” .
- В разделе “Параметры запуска” снимаем галочку с чекбокса “Показывать начальный экран при запуске этого приложения” .
- Жмем Ок.
Теперь при открытии текстового редактора перед вами сразу будет пустой документ, с которым можно будет начинать работу.
Вернуть традиционные окна при Открытии и Сохранении файлов
В свежей версии приложения при попытке сохранить новый документ или открыть уже существующий, в том числе используя “горячие клавиши” Ctrl+S, Ctrl+O, появляется так называя Backstage панель , которая даже если и работает корректно, что бывает отнюдь не всегда или не сразу, то как минимум выглядит громоздко и неудобно. Чтобы вернуть привычный формат по сохранению и открытию документов, проделываем следующие шаги:
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке выбираем “Сохранение” .
- Ставим галочку в чекбоксе “Не показывать представление Backstage при открытии и сохранении файлов” .
- Жмем Ок.
Преимуществом Backstage является отображение недавних файлов, что бывает удобно. Также там можно закрепить наиболее важные для вас документы. Так что если вдруг заскучаете об этой опции, то вернуть ее можно вернув сняв ранее проставленную галочку в настройках.
Для безопасности своих документов не лишним бывает установить на них персональный пароль.
Отключение мини-панель инструментов
При выделении текста с помощью мыши Word автоматически отображает небольшую панель инструментов. Иногда она действительно может оказаться полезной, но если вас эта функция скорее отвлекает, то ее также можно отключить.
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке выбираем “Общие” .
- Снимаем галочку с чекбокса “Показывать мини-панель инструментов при выделении” .
- Жмем Ок.
Обратите также внимание, что включенная мини-панель имеет свойство исчезать самостоятельно, после того, как вы отведете указатель мыши в сторону от текста.
Побуквенное выделение текста
Когда вы мышью выделяете более одного слова, Word склонен выделять последующие слова сразу целиком. Если вы хотите иметь возможность побуквенного выделения, то необходимо проделать следующие шаги:
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке вкладка “Дополнительно” .
- В разделе “Параметры правки” снимаем галочку с чекбокса “Автоматически выделять слова” .
- Жмем Ок.
Вы по-прежнему можете выделить слово целиком двойным нажатием левой клавиши мыши. Но при зажатой мыши выделять фрагменты текста станет более удобно.
Word 2016 обладает богатейшим набором функций, среди которых есть возможность быстрой вставки в документ тех символов, которых нет на обычной клавиатуре.
Отключаем свободный ввод
По умолчанию в Word 2016 мы можем кликнуть в любую область документа и сразу начать там набор текста. Это действительно может оказаться удобным, однако скорее как исключение. Наоборот, случайно кликнув куда-то не туда, можно потерять время на возвращение курсора в нужное место.
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке вкладка “Дополнительно” .
- В разделе “Параметры правки” снимаем галочку с чекбокса “Разрешить свободный ввод” .
- Жмем Ок.
Вставка обычного текста
Когда вы копируете и вставляете текст из одной части документа в другую, формат сохраняется. Аналогично происходит при копировании текста из другого документа или из Интернета. Но можно изначально настроить так, чтобы вставка происходила в соответствии с тем форматом, который у вас используется.
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке вкладка “Дополнительно” .
- Область “Вырезание, копирование и вставка” . В выпадающих списках выбираем нужные нам значение, например, “Сохранить только текст” .
- Жмем ОК.
Но и ничего не меняя можно использовать вставку через ленточное меню. Пункт “Главное”, под кнопкой “Вставить” жмем стрелочку с выпадающим списком и выбираем интересующий нас параметр вставки. Кроме того, если мы уже сделали вставку с не устраивающим нас форматированием, мы можем сразу после вставки нажать Ctrl и в открывшейся мини-панели выбирать желаемый формат вставки.
Инструкция по работе с инструментом поиска и замены в MS Word 2016 позволит сэкономить массу времени.
Отключаем Автоформат (х4)
Заключительные функции, достойные деактивации, касаются чрезмерных вольностей текстового редактора по части Автоформата и Автокоррекции. Зачастую такие автоматические изменения откровенно мешают набирать текст, поэтому в их отключении смысл имеется однозначный.
- Меню “Файл” – “Параметры” .
- В левом списке вкладка “Правописание” .
- Жмем кнопку “Параметры Автозамены” .
- В самом низу снимаем галочку с пункта “Автоматически исправлять орфографические ошибки” .
Здесь же можно отключить еще четыре раздражающие опции:
- Автоматический маркированный список: всякий раз, когда вы начинаете строку с символа звездочки (*), то после нажатия пробела звездочка превращается в черный круг и съезжает в сторону – то есть создается маркированный список. Отключается во вкладке “Автоформат при вводе”, пункт “Применять при вводе”, снять галочку с чекбокса “Стили маркированных списков”.
- Автоматический нумерованный список: аналогичная история с введение цифр и созданием нумерованных списков. Отключается там же, снятием галочки с чекбокса “Стили нумерованных списков”.
- Линии границ: одной из интересных опций является автоматическое создание разделительной полосы в ширину всего документа, которую потом еще пойди удали. Рисуется она после ввода трех тире подряд и нажатия клавиши Enter, а отключается всё там же: “Правописание” – “Параметры автозамены”, вкладка “Автоформат при вводе”, раздел “Применять при вводе”, снимаем галочку с пункта “Линии границ”.
- “Повторять формирование начала элемента списка”: деактивируем эту опцию на вкладке “Автоформат при вводе”, пункт “Автоматически при вводе”. Суть заключается в том, что если вы создаете список и первое слово или фраза в этом списке у вас выделено жирным или курсивом, после чего идет обычный текст, то при создании последующих элементов списка все они будут автоматически использовать форматирование того самого начального элемента списка, то есть целиком будут выделены жирным или курсивом. Потому и отключаем.